Übergabe Gewerberäume und die häufigsten Streitpunkte

Wenn der Vermieter den Gewerbemietvertrag kündigt oder der Mieter selbst ausziehen möchte, dann müssen die Gewerberäume zum Vertragsende an den Vermieter zurückgegeben werden. Dabei geht es um weit mehr als nur die Schlüsselübergabe, denn es müssen zahlreiche vertragliche und rechtliche Punkte berücksichtigt werden. Genau deshalb ist die Übergabe von Gewerberäumen häufig ein Streitthema zwischen Mieter und Vermieter. In diesem Beitrag haben wir Ihnen daher alle wichtigen Punkte zusammengefasst, wie der Ablauf der Rückgabe aussieht, welche Pflichten auf Mieter zukommen und wie sich Konflikte über Mängel, Renovierung oder der Kaution bzw. der Sicherheitsleistung vermeiden lassen. 

Wie ist der Ablauf der Übergabe von Gewerberäumen?

Die Übergabe der Gewerberäume erfolgt in der Regel am letzten Tag des Mietverhältnisses. Während des Termins zur Rückgabe der Mietsache begehen Mieter und Vermieter gemeinsam die Räume, prüfen den Zustand der Mietsache und es erfolgt die Schlüsselübergabe. Zur rechtlichen Dokumentation wird ein Übergabeprotokoll angefertigt 

In der Praxis läuft die Übergabe der Gewerberäume meist in folgenden Schritten ab:

Eine ordnungsgemäße Rückgabe der Gewerberäume bedeutet, dass der Mieter die Mietsache so zurückgibt, wie es im Gewerbemietvertrag vereinbart wurde.

Übergabeprotokoll für Gewerberäume: Die wichtigsten Punkte, die in keiner Vorlage fehlen dürfen

Ein vollständiges Übergabeprotokoll ist Ihr wichtigster Nachweis, falls es später zu Meinungsverschiedenheiten kommt. Damit Sie beim Termin nichts vergessen, stellen wir Ihnen eine Vorlage bereit, die Sie einfach ausfüllen und von beiden Parteien unterschreiben lassen können.

Eine gute Übergabeprotokoll-Vorlage für Gewerberäume enthält mindestens:

• Daten von Mieter und Vermieter sowie die Objektadresse

• Datum der Übergabe und Ende des Mietverhältnisses

• Zustand der Räume je Bereich (Wände, Böden, Decken, Türen, Fenster)

• Zählerstände für Strom, Wasser, Gas und Heizung

• Liste der übergebenen Schlüssel und Zugangsmedien

• Vorhandene Mängel mit Fotos oder Videos als Anlage

• Unterschriften beider Parteien

Was sind die Pflichten des Mieters beim Auszug aus dem gewerblichen Raum?

Mieter müssen die gemieteten Räume beim Auszug in dem Zustand zurückzugeben, der im Gewerbemietvertrag vereinbart wurde. Das bedeutet in der Praxis, dass alle eingebrachten Einrichtungsgegenstände oder baulichen Veränderungen entfernt und die Räume frei von betrieblichem Inventar hinterlassen werden müssen. Auch die fachgerechte Entsorgung von Abfällen, Restmaterialien oder technischen Installationen fällt darunter. 

Bei gewerblichen Flächen, die über längere Zeit genutzt wurden, ist zudem häufig ein Rückbau erforderlich, wenn beispielsweise Trennwände, Theken oder speziellen Installationen für den Geschäftsbetrieb verbaut wurden.  

Müssen Gewerberäume bei Auszug renoviert werden?

Ob Mieter die Gewerberäume beim Auszug renovieren müssen, hängt allein vom Gewerbemietvertrag ab. Eine generelle Pflicht gibt es nicht. Vertraglich vereinbart können allerdings Schönheitsreparaturen wie das Streichen von Wänden oder das Lackieren von Heizkörpern sein. Eine generelle Renovierungspflicht besteht nicht.  

In der Praxis gilt:

• Ohne klare Regelung ist der Vermieter für Renovierungen zuständig. 

• Mit wirksamer Vereinbarung können bestimmte Arbeiten auf den Mieter übertragen werden. 

• Unklare oder übermäßig belastende Klauseln sind häufig unwirksam. Im Gewerbemietrecht haben die Parteien allerdings mehr Gestaltungsspielraum als im Wohnraummietrecht. Unwirksam sind vor allem Klauseln, die den Mieter unangemessen benachteiligen.

Was bedeutet besenreine Übergabe?

Im Gewerbemietvertrag wird oft eine „besenreine Übergabe“ vereinbart. Das bedeutet, dass die Räume frei von Müll, groben Verschmutzungen und Restmaterialien zurückgegeben werden. Der Mieter muss also fegen oder saugen und die Flächen ordentlich hinterlassen, nicht aber umfassend renovieren. Normale Gebrauchsspuren wie kleine Kratzer im Boden oder eine übliche Anzahl an Bohrlöchern gehören zum vertragsgemäßen Gebrauch und gelten nicht als Mangel. Erst eine ungewöhnlich hohe Zahl an Bohrlöchern kann im Einzelfall anders zu bewerten sein.

Was sind die häufigsten Streitpunkte zwischen Mieter und Vermieter bei der Übergabe der gewerblichen Räume? 

Die meisten Konflikte bei der Rückgabe von Gewerberäumen entstehen rund um den Zustand der Mietsache, also ob dieser wirklich dem vertraglich vereinbarten entspricht.  

Typische Streitpunkte sind: 

Welche Rolle spielt die Beweislast bei der Übergabe?

Beweislast bedeutet, dass derjenige bestimmte Tatsachen nachweisen muss, der daraus Ansprüche ableiten möchte. Bei der Übergabe von Gewerberäumen trägt in erster Linie der Vermieter die Beweislast, wenn er dem Mieter Mängel oder unterlassene Pflichten vorwerfen will. Grundsätzlich muss der Vermieter nachweisen, dass die Räume bei der Übergabe an den Mieter mangelfrei waren und dass ein Schaden durch den Mieter verursacht wurde. Für den Mieter ist die eigene Dokumentation deshalb die beste Absicherung, um im Zweifel zu belegen, dass Schäden nicht in seiner Verantwortung liegen.

Das Übergabeprotokoll ist der wichtigste Nachweis über etwaige Mängel. Werden Mängel in einem von beiden Parteien unterschriebenen Protokoll festgehalten, kann sich die Beweislage sogar umkehren, sodass der Mieter belegen muss, dass diese Mängel bei der Rückgabe nicht vorlagen. Darüber hinaus können auch Fotos und Videos während der Übergabe gewerblicher Räume angefertigt oder Zeugen beziehungsweise Gutachter mitgebracht werden.

Was ist eine Mängelrüge?

Stellt der Vermieter bei der Rückgabe der Gewerberäume Mängel fest, muss er diese in Form einer Mängelrüge gegenüber dem Mieter schriftlich geltend machen. Damit macht er deutlich, dass der Zustand der Räume nicht dem vertragsgemäßen Zustand entspricht und er Nachbesserungen oder eine Kostenübernahme erwartet. Typische Fälle sind beschädigte Türen, Kratzer im Boden oder nicht entfernte Einbauten. Der Mieter muss die Beanstandung prüfen und reagieren - entweder indem er die Mängel beseitigt oder nachweist, dass die Schäden nicht in seiner Verantwortung liegen.  

Wann erfolgt die Rückzahlung der Gewerblichen Mietkaution 

Die Rückzahlung der gewerblichen Mietkaution erfolgt grundsätzlich erst dann, wenn der Vermieter geprüft hat, ob noch Ansprüche aus dem Mietverhältnis wie offene Mietzahlungen, Betriebskostennachzahlungen oder die Beseitigung von Mängeln bestehen.

Anders als bei Wohnraum gilt die Kautionsregelung des § 551 BGB im Gewerbe nicht. Hier besteht weitgehende Vertragsfreiheit, und das Gesetz schreibt keine feste Rückzahlungsfrist vor. In der Praxis räumt die Rechtsprechung dem Vermieter eine angemessene Prüfungs- und Abrechnungsfrist von rund drei bis sechs Monaten ein, in Einzelfällen bis zu einem Jahr. Der Anspruch auf Rückzahlung verjährt nach drei Jahren.

Wurde anstelle einer Barkaution eine Mietkautionsbürgschaft abgeschlossen, entfällt die Rückzahlung der gewerblichen Mietkaution im klassischen Sinn. Stattdessen gibt der Vermieter die Bürgschaftsurkunde oder die digitale Bürgschaftserklärung nach Ende des Mietverhältnisses an den Bürgen zurück. Wie lange die Bürgschaft genau läuft, lesen Sie im Beitrag zur Laufzeit einer Mietkautionsbürgschaft. Weitere Antworten rund um Höhe und Rückzahlung finden Sie in unseren FAQ zur Kaution im Gewerbemietvertrag.

Kann die Übergabe der Gewerberäume auch per Vollmacht erfolgen?

Manchmal sind Mieter zum Übergabetermin verhindert. Sie können in diesem Fall eine Vollmacht an eine dritte Person erteilen. Die Vollmacht sollte schriftlich vorliegen und klar regeln, welche Berechtigungen genau erteilt werden. Dazu sollte unbedingt die Unterzeichnung des Übergabeprotokolls und auch die Schlüsselübergabe gehören. 

Welche Punkte sollten Mieter bei der Übergabe unbedingt beachten? 

Mieter sollten sich auf den Termin gut vorbereiten. Prüfen Sie den Gewerbemietvertrag genau vorab daraufhin, welche Pflichten für Sie daraus entstehen und in welchem Zustand die Räume zurückgegeben werden müssen. Vereinbaren Sie im Idealfall eine Vorbegehung, in der bereits besprochen werden kann, welche Mängel bis zum finalen Termin beseitigt werden müssen.  

Hilfreich ist es außerdem, bei kritischen Punkten Fotos oder Videos anzufertigen, damit Sie  später im Zweifel Beweise vorlegen können. Ebenso wichtig: Alle Vereinbarungen sollten schriftlich fixiert werden. Lassen Sie sich direkt eine Kopie des Übergabeprotokolls aushändigen.  

Checkliste zur Übergabe von Gewerberäumen