Manchmal mieten Unternehmen Büroflächen an, die dann doch ungenutzt bleiben. Die Lösung kann in diesem Fall eine Untervermietung der eigenen Gewerberäume sein. Die Unter- und Zwischenvermietung von Teilflächen im Büro oder ganzen Gewerbeeinheiten ist dabei aber an besondere rechtliche Rahmenbedingungen gebunden.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wann eine gewerbliche Untervermietung erlaubt ist, welche steuerlichen und vertraglichen Vorgaben beachtet werden müssen und welche Rechte und Pflichten die Hauptmieter bei einer gewerblichen Untervermietung eingehen.
Das Wichtigste in Kürze
Was ist eine gewerbliche Untervermietung?
Bei der gewerblichen Untervermietung vermietet ein Mieter seine Geschäftsräume oder Teile davon an ein anderes Unternehmen weiter. Der Hauptmieter bleibt dabei immer der Vertragspartner des Vermieters, während der Untermieter einen eigenen Vertrag vom Hauptmieter der Gewerbeeinheiten bekommt.
Ein Beispiel:
Ein Architekturbüro nutzt nur noch zwei statt vier der angemieteten Büroräume. Die übrigen beiden Räume vermietet es an ein Start-up unter, das ebenfalls Büros in zentraler Lage sucht. Das Architekturbüro schließt in diesem Fall einen Untermietvertrag mit dem Start-up, bleibt selbst aber Hauptmieter aller Räume.
Gewerbliche Untervermietung vs. Zwischenvermietung: Das ist der Unterschied
Die gewerbliche Unter- und Zwischenvermietung unterscheidet sich eigentlich nur im Hinblick auf den zeitlichen Rahmen. Die Untervermietung gewerblicher Räume wird in der Regel auf längere Sicht oder sogar unbefristet vereinbart, währen eine gewerbliche Zwischenvermietung zeitlich klar begrenzt ist, zum Beispiel für wenige Monate während eines Leerstands.
Rechtliche Grundlagen der gewerblichen Untervermietung (§ 540 BGB)
Die rechtliche Grundlage für die Untervermietung von Gewerberäumen wird in § 540 BGB definiert. Dort ist geregelt, dass eine Untervermietung nur mit Zustimmung des Vermieters erlaubt ist. Dies unterscheidet sich etwas von privaten Mietverträgen, bei denen privaten Mietern unter gewissen Voraussetzungen zugestanden wird, ihre Räume unterzuvermieten.
Was ist bei der gewerblichen Untervermietung erlaubt?
Erlaubt ist für den neuen Untermieter nach einer Zustimmung durch den Vermieter nur das, was auch dem bisherigen Mieter durch den Hauptmietervertrag genehmigt war. Wird im Hauptmietvertrag beispielsweise eine laute Produktion ausgeschlossen, darf auch der Untermieter hier nichts produzieren, wenn es mit einer Lärmentwicklung verbunden ist.
Wer hat einen Anspruch auf die Untervermietung gewerbliche Räume?
Wie schon erwähnt, besteht kein genereller Anspruch auf eine Untervermietung bei gewerblichen Mietverhältnissen. Verweigert der Vermieter die Erlaubnis ohne einen in der Person des Untermieters liegenden wichtigen Grund, entsteht daraus kein Zwang zur Zustimmung, wohl aber ein Sonderkündigungsrecht des Hauptmieters.
Ein wichtiger Grund für die Ablehnung der Untervermietung kann sein:
Lehnt der Vermieter die Untervermietung ohne nachvollziehbaren Grund ab, kann der Hauptmieter ein Sonderkündigungsrecht nach § 540 Abs. 1 Satz 2 BGB geltend machen.
Checken Sie am besten vorab Ihren Mietvertrag. In aller Regel gibt es dort einen Passus, der die gewerbliche Untervermietung entweder pauschal ablehnt oder sie genehmigt. Manchmal wird hier auch festgehalten, dass nur an bestimmte Branchen vermietet werden darf
Vertragliche Regeln beim gewerblichen Untermietvertrag
Wenn Sie einen gewerblichen Untermietvertrag schließen, sollten die Bedingungen klar formuliert und schriftlich geregelt sein. Bei der Unterviermietung von Geschäftsräumen übernimmt der Hauptmieter gegenüber dem Untermieter die Rolle des Vermieters und trägt die volle Verantwortung.
Diese wichtigen Punkte sollten vertraglich und schriftlich festgehalten werden:
Was ist noch für den Hauptmieter zu beachten?
Als Hauptmieter bleiben Sie in der Verantwortung gegenüber dem Vermieter – sowohl in Bezug auf die Mietzahlungen als auch die Nutzung der Räume. Umso wichtiger ist es, Vereinbarungen konkret zu treffen.
Beachten Sie daher neben den bereits genannten Aspekten noch folgende Punkte, die oft vergessen werden:
Mietkaution für die Gewerberäume, auch bei Untervermietung relevant
Auch bei gewerblichen Untermietverhältnissen spielt die Mietkaution für die Gewerbeimmobilie eine wichtige Rolle. Der Hauptmieter hat seinerseits meist eine Kaution beim Vermieter hinterlegt – diese sichert mögliche Schäden oder ausbleibende Zahlungen ab. Vermietet er nun die Räume weiter, kann er wiederum eine eigene Kaution vom Untermieter verlangen. Wie diese gestaltet ist – in bar, als Bürgschaft oder durch eine Versicherung – bleibt ihm überlassen.
Kautionslösungen für gewerbliche Untermieter
Eine Mietkautionsbürgschaft entlastet den Untermieter finanziell, ohne den Hauptmieter beim Sicherungsbedarf im Stich zu lassen. Als Makler prüfen wir mehrere Anbieter und finden passgenaue Lösungen.
Kritaya Moschna, Spezialistin Kautionsversicherungen
Ist die gewerbliche Untervermietung umsatzsteuerpflichtig?
Ob für die Untervermietung von Gewerberäumen Umsatzsteuer anfällt, hängt vom Mietvertrag und vom Jahresumsatz ab. Der folgende Abschnitt gibt einen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung.
Grundsätzlich ist die Vermietung von Immobilien gemäß § 4 Nr. 12a UStG steuerfrei. Gewerbliche Vermieter, und damit auch Zwischen- oder Untermieter, können jedoch laut § 9 UStG freiwillig zur Umsatzsteuer optieren, wenn der Hauptmietvertrag ebenfalls umsatzsteuerpflichtig ist.
Wann ist die Untervermietung umsatzsteuerpflichtig?
Eine Umsatzsteuerpflicht entsteht nicht automatisch. Sie greift erst, wenn Sie die Kleinunternehmergrenze überschreiten. Seit 2025 liegt diese bei 25.000 € Vorjahresumsatz (zuvor 22.000 €); zusätzlich darf der laufende Jahresumsatz 100.000 € nicht übersteigen (§ 19 UStG). Der reguläre Umsatzsteuersatz beträgt 19 % auf die erzielten Einnahmen.
Option zur Umsatzsteuer nach § 9 UStG
Die Option zur Umsatzsteuer lohnt sich meistens dann, wenn die gemietete Fläche ausschließlich gewerblich genutzt wird und der Vermieter den Vorsteuerabzug nutzen möchte. Die Option sollte im Mietvertrag eindeutig dokumentiert und in den Abrechnungen korrekt umgesetzt werden. Eine bloße Bezeichnung des Mietverhältnisses als „gewerblich“ reicht nicht aus. .
Gut zu wissen:
Ausgaben wie Hauptmiete, Reparaturen oder Verwaltungskosten sind vorsteuerabzugsfähig (sofern auf Eingangsleistungen Umsatzsteuer ausgewiesen ist, eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und Leistungen für steuerpflichtige Ausgangsumsätze verwendet werden). .
Die Umsatzsteuer wird je nach Höhe der Zahllast monatlich, vierteljährlich oder jährlich an das Finanzamt gemeldet (§ 18 UStG).
Umsatzsteuer bei der Untervermietung berechnen: ein Beispiel
Unterstellt wird, dass es sich bei den 30.000 Euro um Nettomieteinnahmen handelt und auf den 15.000 Euro Nettoausgaben jeweils 19 % vollständig abziehbare Vorsteuer entfällt. Dann beträgt die Umsatzsteuer 5.700 Euro, die abziehbare Vorsteuer 2.850 Euro und die Zahllast 2.850 Euro. Die tatsächliche Zahllast hängt von den konkreten Rechnungen und der Berechtigung zum Vorsteuerabzug ab.
Welche Kündigungsfristen gelten bei der gewerblichen Untervermietung?
Bei der gewerblichen Untervermietung gibt es keine starren gesetzlichen Schutzvorschriften zugunsten des Mieters. Es gilt weitgehend Vertragsfreiheit. Kündigungsfristen können zwischen dem Haupt- und dem Untermieter frei verhandelt werden.
Gibt es im Untermietvertrag keine explizite Vereinbarung, dann greift der § 580a Abs. 2 BGB. Danach ist eine ordentliche Kündigung bis zum dritten Werktag eines Kalendervierteljahres zum Ablauf des nächsten Kalendervierteljahres möglich – also eine Kündigungsfrist von sechs Monaten zum Quartalsende. Diese Frist gilt für unbefristete Gewerbemietverhältnisse und kann grundsätzlich auch im Untermietvertrag übernommen werden. In der Praxis sind jedoch kürzere Fristen bei der gewerblichen Untervermietung üblich.
Und wer haftet dafür?
Für den Vermieter bleibt der Hauptmieter der zentrale Vertragspartner. Er ist damit auch derjenige, der für die ordnungsgemäße Nutzung der Gewerberäume einsteht. Sollten während der Untermietzeit Schäden an der Mietsache entstehen, dann haftet der Hauptmieter grundsätzlich in vollem Umfang dafür gegenüber dem Vermieter – auch dann, wenn die Schäden durch den Untermieter verursacht wurden.
Individuelle Vereinbarungen sind für die Haftung bei Untermietverträgen möglich
Zwischen Haupt- und Untermieter kann im Untermietvertrag geregelt werden, dass der Untermieter für selbst verursachte Schäden haftet. Solche Vereinbarungen betreffen jedoch nur das Innenverhältnis zwischen beiden Parteien. Der Vermieter kann sich im Schadensfall dennoch direkt an den Hauptmieter wenden, da dieser für die Vertragstreue und den Zustand der Räume verantwortlich bleibt.
Fazit: Die Untervermietung von Gewerberäumen erfordert klare Regelungen
Wenn gemietete Gewerbeflächen ungenutzt bleiben oder Firmen unter einem wirtschaftlichen Druck stehen, dann kann die gewerbliche Untervermietung leerstehender Räume eine kluge Lösung sein. Hauptmieter sollten dabei bedenken, dass sie weiterhin die volle Verantwortung gegenüber ihrem Vermieter tragen und dabei verschiedene rechtliche, steuerliche und vertragliche Vorgaben beachten müssen. Eine schriftliche Zustimmung des Vermieters, klare Regelungen im Untermietvertrag, Vereinbarungen rund um die Mietkaution, die korrekte Aufteilung von Kosten sowie mögliche Haftungsfragen sind nur einige der Punkte, die im Vorfeld geklärt werden müssen. Eine transparente Vertragsgestaltung kann hier helfen, Konflikte im Vorfeld zu vermeiden.
Disclaimer: Dieser Artikel erhebt keinen Anspruch auf Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität und stellt weder eine Rechts- noch eine Steuerberatung dar. Kontaktieren Sie im Zweifelsfall Ihren Anwalt oder Steuerberater für die Klärung des Einzelfalls.
