Rückgabe der Bürgschaftsurkunde: Was ist zu beachten?

Sie erbringen die letzte vereinbarte Leistung aus einem mit Bürgschaft abgesicherten Vertrag, bezahlen die Schlussrate oder die Sicherheitsleistung erübrigt sich auf andere Weise – dann ist es an der Zeit, die Rückgabe für die Bürgschaftsurkunde zu veranlassen. Warum ist die Bürgschaftsrückgabe wichtig? Was müssen Sie als Schuldner unternehmen und welche Pflichten hat der Gläubiger? Diese und weitere Fragen klären wir im Artikel.  

Bei Rückgabe der Bürgschaftsurkunde ist zu beachten:

  • Die Bürgschaftsrückgabe erfolgt nach Erfüllung des Vertrags oder bei Ablauf des Sicherungszwecks.
  • Es gibt keine eindeutige gesetzliche Regelung zur Rückgabepflicht der Bürgschaft durch den Gläubiger.
  • Um unnötige Kosten zu vermeiden, sollte der Schuldner dem Gläubiger auf die Rückgabe hinweisen.
  • Ist eine Bürgschaft nicht mehr auffindbar, ist eine Enthaftungserklärung nötig.

Welche Nachteile entstehen, wenn sich die Rückgabe der Bürgschaftsurkunde an den Bürgen verzögert? 

Die Bürgschaft ist eine akzessorische Sicherheit, sie ist also von ihrem Sicherungszweck und der Höhe der Hauptschuld abhängig. Das Gabler Bankenlexikon formuliert das wie folgt: „Wegen ihrer Bindung an die Hauptschuld ist die Bürgschaft wirkungslos, falls keine Hauptschuld besteht oder diese später erlischt.“ Anders ausgedrückt: Beim Bürgen (Bank oder Versicherer) entsteht nur dann eine Bürgenschuld, wenn ein Auftragnehmer beispielsweise die Anzahlung vom Auftraggeber gegen eine Anzahlungsbürgschaft erhalten hat.  Ist der Vertrag für alle Seiten zufriedenstellend abgeschlossen worden, erlischt das  Schuldverhältnis.  In der Regel läuft also die Bürgschaft ab, wenn sich der Sicherungszweck erledigt hat.

Warum sollte Ihr Unternehmen trotzdem die Bürgschaft zurückfordern, wenn sie eigentlich abgelaufen sein sollte?

1. Rückgabe der Bürgschaftsurkunde schafft Klarheit 

Die Urkunde ist ein Dokument, mit dem der Gläubiger (z.B. Auftraggeber oder Vermieter) den Bürgen in Anspruch nehmen kann, wenn der Schuldner (z.B. Auftragnehmer oder Mieter) nicht leistet. Liegt sie ihm auch noch vor, wenn die Bürgschaft eigentlich schon wirkungslos ist, kann das zu Missverständnissen führen. Denn je nach Vertrag, den die Bürgschaft absichert, und nach Bürgschaftsart enden Fristen und Sicherungszweck zu ganz unterschiedlichen Zeitpunkten. Deshalb könnte der Gläubiger weiterhin überzeugt sein, dass er weiterhin Anspruch auf die Bürgschaft hat. Dies kann zu Uneinigkeit bis hin zu rechtlichen Auseinandersetzungen führen. Die Rückgabe der Bürgschaftsurkunde setzt dagegen einen klaren Schlussstrich unter das erfolgreich vollendete Geschäft. 

2. Rückgabe der Bürgschaftsurkunde spart Kosten und erhöht Ihre Liquidität

Eine nicht zurückgegebene Urkunde kann die Liquidität Ihres Unternehmens belasten, denn die unnötige Verlängerung der Bürgschaftsverpflichtung hat Folgen: 

  • Ist der Bürge ein Versicherungsunternehmen oder eine Bank, bezahlen Sie während der Laufzeit der Bürgschaft, meist jährliche, Beiträge. Die Rechnungsstellung der Beiträge endet bei unbefristeten Bürgschaften erst, wenn die Beteiligten die Bürgschaft zurückgeben.
  • Nutzen Sie einen Bürgschaftsrahmen blockiert die nicht mehr benötigte Bürgschaft das Ausstellen neuer Bürgschaften. Sie begrenzen damit Ihre Möglichkeit, neue Geschäfte abzuschließen.
  • Ein Bankbürgschaft wird zudem auf die Kreditlinie angerechnet. Dies schmälert Ihre Liquidität was besonders ärgerlich ist, wenn man die Bankbürgschaft nicht mehr benötigt.   

Bürgschaftsurkunden können verloren gehen – vielleicht auf dem Postweg oder in den Ablagebergen, die sich bei langen Projekten anhäufen. Was dann? Mit einer Enthaftungserklärung lässt sich die Bürgschaft ebenso aufheben. Der Auftraggeber unterschreibt dabei die entsprechende Erklärung, die an den Versicherer geht. Die Enthaftungserklärung entspricht somit der Rückgabe der Originalbürgschaft. Meist haben Versicherer oder Banken passende Formulare zur Enthaftungserklärung. 

Zu welchem Zeitpunkt sollte die Bürgschaftsurkunde zurückgegeben werden?

Ganz allgemein gesagt muss die Urkunde zur Bürgschaft zurückgegeben werden, wenn die abgesicherten Ansprüche des Auftraggebers oder Vermieters aus dem parallel abgeschlossenen Vertrag erfüllt oder verbundene Fristen abgelaufen sind.

Das kann im Einzelfall ganz unterschiedlich aussehen: Eine Gewährleistungsbürgschaft endet in der Regel, wenn die Gewährleistungsfrist abgelaufen und keine Mängel aufgetreten sind, also erst nach Jahren nach Bauabnahme.

Bei der Anzahlungsbürgschaft ist es zum Beispiel üblich, eine Etappe oder ein Teilziel des Vertrags als Erfüllungszeitpunkt zu nutzen. Allerdings können Auftraggeber und Auftragnehmer auch festlegen, dass die Bürgschaft erst zum erfolgreichen Abschluss des gesamten Geschäfts zurückgegeben wird. 

Für die Vertragsausfertigung ist wichtig: Damit der Erfüllungszeitpunkt und die damit verbundenen Verpflichtungen nicht schwammig sind, sollten diese vom Auftraggeber und Auftragnehmer in der Vereinbarung so klar wir möglich definiert werden.  

Wie läuft die Rückgabe der Bürgschaftsurkunde ab? 

Ist der Sicherungszweck vollständig erfüllt, sollte die Originalbürgschaftsurkunde an der Versicherer gehen, damit dieser die Bürgschaft im System ausbuchen kann. Für den Auftraggeber (Gläubiger) enden damit die in der Bürgschaft geregelten Ansprüche und für den Auftragnehmer (Schuldner) fallen keine weiteren Kosten für die Bereitstellung der Bürgschaft an.
Daher sollte vor allem der Schuldner großes Interesse daran haben, dass der Gläubiger die Bürgschaft an den Bürgen zurückgibt.  

Eine eindeutige gesetzliche Regelung eine Rückgabepflicht gibt es nicht. Nach einem Urteil vom OLG Celle (3.9.2009) ist der Gläubiger nicht verpflichtet die Bürgschaftsurkunde an den Auftragnehmer zurückzusenden.
Was kann der Schuldner also tun? Idealerweise wird neben dem Zeitpunkt auch die Verpflichtung zur Herausgabe der Urkunde im Vertrag festgelegt, damit es keine Missverständnisse gibt.
Enthält die Bürgschaftsurkunde keine derartige Regelung, sollte der Schuldner rechtzeitig mit dem Gläubiger in Kontakt treten und ihn um eine Rückgabe an den Versicherer bitten oder anzubieten diese selbst abzuholen und zurückzugeben. 

Für die Rückforderung existieren Musterschreiben, die Auftragnehmer nutzen können.  

Je nach Vertragsgestaltung hat der Auftraggeber eine Bring- bzw. Schickschuld oder Sie als Auftragnehmer haben eine Holschuld. Um ganz sicherzugehen, ob Ihr Auftraggeber Ihnen die Bürgschaftsurkunde bei Rückgabe zuschicken muss oder Sie sie abholen sollten, empfiehlt sich eine juristische Prüfung.  

Digitale Bürgschaften zurückgeben 

Immer häufiger nutzen Gläubiger, Schuldner und Bürgen den digitalen Bürgschaftsprozess. Er vereinfacht und beschleunigt die Abläufe zwischen den Beteiligten und erleichtert auch die Rückgabe der Bürgschaft. Mit einem einfachen Tastenklick auf einer entsprechenden Bürgschaftsplattform kann der Gläubiger die Bürgschaft zum Beispiel zurückgeben oder teil enthaften.

Tanja Vuksanovic, Spezialistin Kautionsversicherungen

Welche Besonderheiten gibt es für die Rückgabe bei der Mängelansprüchebürgschaft nach VOB?  

Ein Bauunternehmen hat das Bauprojekt einwandfrei und mangelfrei zu ergeben. Um sicherzustellen, dass etwaige Mängel nach Bauabnahme durch die Baufirma beseitigt werden, gibt es gesetzlich geregelte Gewährleistungsfristen. Ist vertraglich nichts anderes vereinbart, belaufen sich die Fristen bei einem Werkvertrag nach BGB grundsätzlich auf fünf Jahre (§438 BGB) und bei einem VOB-Vertrag auf vier Jahre. Zu beachten ist hier, dass sich die Fristen je nach Vertragsgegenstand ändern können. Bei Bauleistungen von geringerem Risiko, zum Beispiel Malerarbeiten, gilt eine Frist von zwei Jahren (VOB/B §13). Wie die Sicherheit erbracht werden soll, steht den Vertragsparteien frei: Einbehalt, Hinterlegung von Geld oder Bürgschaft durch Bank oder Versicherer.

Laut § 17 Abs. 8 Nr. 2 VOB/B hat der Auftraggeber die Möglichkeit „eine nicht verwertete Sicherheit für Mängelansprüche nach Ablauf von 2 Jahren zurückzugeben, sofern kein anderer Rückgabezeitpunkt vereinbart worden ist.“ Allerdings darf er „einen entsprechenden Teil der Sicherheit zurückhalten“, wenn zu dieser Frist „seine geltend gemachten Ansprüche noch nicht erfüllt sind“.

Unter Umständen kann eine Mängelansprüchebürgschaft für einen Vertrag nach VOB/B also bereits nach zwei Jahren zurückgegeben werden. Das ist auch abhängig davon, welche vertraglichen Vereinbarungen zwischen den Beteiligten getroffen wurden. Häufig nehmen Auftragnehmer und Auftraggeber in den Vertrag auf, dass die Bürgschaft für die gesamte Gewährleistungszeit haften soll. Muss die Bürgschaft nur noch einen Teil der ursprünglichen Summe absichern, weil zum Beispiel für einige Bauleistungen längere Verjährungsfristen vereinbart wurden, wird üblicherweise auch im Bürgschaftsvertrag eine Reduzierung der Bürgschaftshöhe vereinbart.

Fazit

Um nach einem erfolgreiche abgeschlossenen Auftrag einen klaren und verbindlichen Strich zu ziehen, sollte der Auftragnehmer für die Bürgschaftsurkunde die Rückgabe in die Wege leiten, sofern der Auftraggeber dies nicht bereits von sich aus gemacht hat. Somit können keine Ansprüche mehr geltend gemacht werden, der Auftragnehmer spart sich überflüssige Kosten und er kann – bei einem Avalrahmen - die Bürgschaftshöhe erneut für ein anderes Geschäft einsetzen. Wann die Bürgschaft zurückgegeben werden muss, hängt vom Erfüllungszeitpunkt ab. Hat sich der Sicherungszweck erledigt, dann ist in der Regel auch die Bürgschaft wirkungslos geworden. Damit dieser Zeitpunkt für alle Beteiligten klar definiert ist, sollte bereits bei Abschluss der Verträge auf eine deutliche Formulierung geachtet werden.

Tanja Vuksanovic

Als Key Account Managerin bei der SHL Gruppe berät Tanja Vuksanovic seit vielen Jahren Unternehmen aus verschiedensten Branchen rund um das Thema Liquiditätsmanagement. Von Bedarfsanalyse, Angebotsvergleiche bis Umsetzung begleitet sie Unternehmen und verhilft mit entsprechenden Produkten und individuellen Lösungen zu mehr Liquidität und Absicherung von Aufträgen. Bürgschaften, Warenkreditversicherung und Factoring aus einer Hand.

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